2.6. Herramientas o Servicios Comerciales que prestan en la actualidad Algunos mercados online ofrecen una gama completa de herramientas y otros brindan sólo una o dos. Esa oferta podría dejar traslucir la calidad del mercado electrónico o bien tan sólo reflejar el hecho de que la plataforma ha optado por especializarse en un nicho de procesos. El sistema de compras de plataformas privadas generalmente está muy ligado al sistema de compras que tienen las empresas en origen. En el caso de tratarse de empresas multinacionales, siguen también la tónica que sigan en la casa matriz, de forma que tenderán a una fuerte centralización a través del portal, si actúan de la misma manera en los casos de compras habituales de la empresa. Las herramientas más utilizadas en el sector de la subcontratación industrial son las siguientes: Servicio de Facilitación/Gestión de Contactos Iniciales Sistema de Gestión de Información Comercial Sistema de Compraventa 1. Sistema de Facilitación/Gestión de Contactos Iniciales Cauce Virtual vs Tradicional: Se aprecia una tendencia creciente por parte de los contratistas tanto nacionales como internacionales de tamaño mediano y grande a incorporar en sus páginas web en el apartado “proveedores o suppliers” un sistema online de registro abierto a todas aquellas empresas que deseen establecer el contacto por esta vía. La toma de contacto inicial y el conocimiento entre las empresas se realiza de esta forma. Características: El sistema está operativo por medio del sitio web 24 horas al día, 7 días a la semana y 365 días del año Un criterio a tener en cuenta es la rapidez de respuesta y la “seriedad” del sistema en el tiempo de respuesta por parte de la empresa. El nivel de “profundidad o rigor” desde el punto de vista de la información solicitada en el registro y estadios posteriores también es importante. En muchos portales el propio portal lo que hace es facilitar un contacto personal virtual, que a medio plazo provoca, en caso de existir un interés mutuo una visita imprescindible a las instalaciones de la empresa subcontratista. En todo caso lo que se sugiere es tras haber hecho el contacto a través del portal, no descartar la utilización del teléfono y el fax para hacer el seguimiento. Como primer contacto no se sugiere el correo electrónico ya que cada vez en mayor medida las empresas no responden a los correos electrónicos de origen no identificado. Aunque en numerosas ocasiones el contacto continúa por el cauce tradicional, cada vez es más frecuente que los contratistas incorporen más servicios o herramientas comerciales a sus extranets. 2. Sistema de Gestión de Información Comercial Sistema tradicional vs. Online: las empresas contratistas se sirven cada vez más de herramientas virtuales que facilitan el contacto de forma más rápida, segura y amplia con sus proveedores. La utilización de formularios online de presupuesto/propuesta/oferta (RFQ, RFP, RFB) mediante el que el contratista o subcontratista envía una solicitud de compra o de venta de un producto. Características: Se puede emplear la función RFQ/RFP/RFB para solicitar un precio o propuesta sobre un producto que se debe fabricar bajo unas especificaciones concretas, o que esté incluido en un catálogo online, o productos que se prevé que pueda suministrar una empresa incorporada dentro de su base de datos de proveedores registrados o identificados en  un directorio de proveedores de una bolsa de subcontratación. Tipos Las Convocatorias/Solicitudes de producto/servicio pueden incorporar dependiendo de lo que se pida todo tipo de información: documentos, homologaciones, referencias, capacidades, planos, etc. Las Convocatorias/Solicitudes de producto/servicio pueden incorporar dependiendo de lo que se pida todo tipo de información: documentos, homologaciones, referencias, capacidades, planos, etc. Dos empresas cooperativas del grupo Mondragón han puesto en marcha una página muy sencilla de primer contacto para temas de utillaje y sistemas, en la que participan las empresas Matrici y Batz, la página es www.elkarekin.com 3. Sistema de Compraventa Los sistemas de implementación de una operación de compraventa online entre empresas subcontratistas son variados dependiendo de la plataforma, tecnología y nivel de profundidad virtual en la gestión de la operación. Los mercados electrónicos varían en cuanto al modo en que facilitan los procesos de comercio y realización de operaciones dependiendo del sector. Se aprecia una clara tendencia entre las grandes empresas a constituir Plataformas Privadas en los que se procura la conexión de los proveedores al sistema de PRE del comprador. La experiencia nos demuestra que el factor clave es la alineación de la estrategia de la compra con la herramienta de negociación electrónica. Debemos considerar la posición del producto o servicio a adquirir bajo tres enfoques: Importancia económica / Complejidad del suministro Especificabilidad / Competencia entre Proveedores Coste de Cambio de Proveedor / Duración del Acuerdo Sin ánimo de ser demasiado exhaustivos describiremos la características principales de las dos herramienta más utilizadas: 3.1. PLATAFORMA – EXTRANET Alta en la plataforma: validación capacidades – homologación. Clave de acceso. Mecánica de funcionamiento: Recepción (comunicación necesidades) Análisis (solicitud info complementaria) Decisión Comunicación (positiva-negativa) 3.2. SUBASTA ONLINE INVERSA El concepto de portal como subasta tiene como objetivo la reducción de costes al cliente, y de evitar intermediarios que puedan resultar innecesarios. La limitada aplicación de la subasta queda demostrada en la encuesta patrocinada desde la Asociación Española de Responsables de Compras y  Aprovisionamiento: sólo el 15% de los 406 directores de compra entrevistados en nuestro país creen que la subasta electrónica podría ser aplicación en un porcentaje superior al 10% de sus compras. http://www.futurepurchasing.com/ Funcionamiento: Cada portal sigue sus propias normas. Tan sólo cuando se ha firmado un acuerdo de confidencialidad los contratistas envían planos, la norma, material, especificidades de cantidades por año, forma de envío, etc. En las subastas no dan nombres de empresas, tan sólo el ranking que ocupa la empresa en cuestión y los precios mínimos y máximos. El procedimiento utilizado es muy similar en las empresas. Analicemos la mecánica del portal de Volkswagen como ejemplo: Funciona con la tecnología de Breviate, que es la empresa encargada del diseño de la página. Para utilizar la plataforma online de Volkswagen hay que estar evaluados, certificados y auditados, para poder ofertar, consideran que todo este periodo anterior puede llevar aproximadamente 6 meses. (las exigencias para el portal son las habituales, estar homologado, tener reconocida la ISO/TS, segunda homologación). El sistema de Volkswagen envia ofertas al portal, desde donde se puede bajar la documentación de los pliegos. Generalmente se trata de información genérica con planos mínimos. Y ahí se pide que la empresa aporte precios, el coste logístico, plazo, las reducciones anuales en precio, el coste del utillaje y comentarios. De forma que la plataforma se utiliza una vez que disponen ya de ofertas finales y Volkswagen decide realizar una subasta entre 3 ó 4 oferentes. El día que anuncian la subasta emiten un target y una fecha y hora concreta a donde deben acudir necesariamente: proceso que dura entre 30 minutos y 1 hora, y para horas e intervalos de tiempo establecidos por la casa contratista. Es un proceso que funciona bajo la forma de semáforos. Es una forma de presión al precio indicando siempre bajo forma de 3 colores, la posición que tiene el ofertante: rojo prácticamente fuera de posibilidades, amarillo con posibilidades y verde el mejor (aunque este color casi nunca se ve), y lo utilizan como negociación global para empresa. No hay transparencia posible (finalizada la subasta, muestran también bajo forma de semáforo la posición conseguida por la empresa conoce su ranking pero no el número de participantes en la subasta). Es un sistema explícito para presionar a los proveedores. Lo peor que pueda ocurrir en una subasta es que los participantes de la subasta  entren en una competición agresiva y se piquen. Hay que evitarlo. Posteriormente con la empresa ganadora de la subasta vuelve a negociarse offline las condiciones del contrato incluidos descuentos.   Todo el grupo de  Volkswagen (SEAT, SKODA...) utiliza este sistema, a excepción de Audi. Cualquier tema que se haga con cualquiera de estas empresas, aunque se negocien precios, luego deben de ser ratificadas con Alemania en videoconferencia. No obstante, se aprecia a lo largo de estos últimos años que la subasta en portal va a menos, ya que no incluye la posibilidad de temas de servicios. El portal, según se utiliza en este momento, puede servir para dar información de logística, de gestión de contenedores, normativas técnicas, sistemas de pedidos, y reclamaciones o situación de calidad a nivel PPM. Y desde luego es un canal específico de comunicación de datos muy potente con el cliente e incluso con el TIER1. Si la empresa dispone de un producto nuevo, el portal puede ser una fórmula para inicio de contactos, enviar referencias, convencerles de la capacidad, etc. Y a través del portal también se puede dar a conocer un nuevo producto si es un producto estándar o commoditi. Productos y Sectores: El tipo de piezas que habitualmente forman parte de estos portales suelen ser de precio unitario bajo y exigen registro de empresas. Sin embargo, para piezas de tamaños mayores o de precios unitarios de mayor volumen,  piden homologación de la empresa. Este sistema de compras puede ser útil para productos tipo commodities o que sean estándar que tengan diferencias mínimas desde el punto de vista tecnológico. Para otro tipo de productos concretos resultaría muy complicado. El sector de automoción ha sido pionero en sistemas de gestión y este método lo está utilizando para amortizar y acortar plazos y costes,  y piensan que posiblemente puedan utilizarse por ese tipo de fabricantes para posteriormente ser copiado por otros sectores. Por lo tanto un sistema rápido para bajar precios y una herramienta para reducir el número de reuniones. En el sector del automóvil es imprescindible estar previamente homologado, y las subastas están restringidas a muy pocos, ya que se encuentran circulando documentos importantes. En este sentido, conviene entrar en esos portales como un primer contacto y homologarse. En el caso de las subastas restringidas se producen a una hora determinada. Mayores dudas y objeciones de los responsables de compras en nuestro país sobre las subastas: 1. ¿Representan las subastas inversas una amenaza para el comprador profesional? 2. ¿Están mi empresa y mis proveedores preparados para llevar a cabo una subasta electrónica?   3. ¿Podemos organizar nosotros mismos la subasta, o debemos contratar los servicios de una consultora? 4. ¿Qué diferencia hay entre herramientas de subasta en modo ASP y en modo licencia? 5.¿Qué se puede comprar mediante subasta? 6. ¿Cuál es el volumen de compra adecuado para una subasta? 7. ¿Cuáles son los puntos clave para el éxito de una herramienta de subastas? Especificaciones claras Claridad de las reglas de la subasta: Comunicación con los proveedores: 8. ¿Cuánto debe durar la subasta? 9. ¿Cómo impedir que concurran o ganen proveedores indeseados? 10. ¿Cuántos proveedores deben participar en una subasta?   11. ¿Cuánto ahorraré al final de la subasta? 12. ¿Por qué debe pagar mi empresa por este servicio y no los proveedores?